Minimizzazione dei dati: alcuni vantaggi oltre la privacy

Il concetto della minimizzazione dei dati è diventato sempre più in uso da quando il nuovo Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) ha indicato tale fattore come uno tra i principi più importanti per la protezione dei dati personali.

Infatti il fine della minimizzazione dei dati è quello di utilizzarli solo in ambiti pertinenti e limitatamente alle finalità del trattamento che occorre eseguire.

Minimizzare i dati però porta anche a tanti altri vantaggi non percepibili subito da molti, il cui approccio ottimizza diversi ambiti, dalla conservazione, allo storage, ai consumi energetici, al costo di gestione, etc. In questo articolo vediamo alcuni aspetti spesso non trattari rispetto a quelli noti sulla privacy.

Minimizzare lo storage

Un parallelismo applicabile nella vita quotidiana può essere quello di paragonare l'accumulo di dati superflui ad una abitazione che, quando risulta più grande, paradossalmente contiene più cose inutili che vengono mantenute, con la conseguente riduzione dello spazio disponibile e massimizzazione degli oggetti accantonati. Così succede anche per i dati. Avere delle grandi memorie disponibili porta all'immagazzinamento di una maggiore quantità di dati, che spesso non risultano così necessari.

Dalla esperienza ultraventennale dello scrivente è emerso che molte persone tendono anche involontariamente ad accumulare dati in maniera compulsiva che, complice la vita frenetica di oggi ci fa procrastinare la valutazione di foto, documenti, files, etc., creando un grande archivio che spesso risulta pieno di cose inutili, a lungo tempo inutilizzati o dimenticati.

Un'altra riflessione rispetto al passato è quella sulle foto, dove all'epoca delle stampe dei rullini, si inserivano nell'album solo quelle più belle o di qualità e spesso venivano gettate quelle sfocate (o non stampate anche dal fotografo) o che non erano uscite bene. Con la digitalizzazione scattiamo migliaia di foto che spesso non vengono selezionate ed occupano decine o centinaia di gigabyte, che potremmo ridurre.

L'aspetto però di cui vogliamo occuparci maggiormente è quello lavorativo, dove il principio della minimizzazione dei dati ci porta al contrario a valutare ciò che effettivamente dobbiamo mantenere, così da ridurre all'essenziale lo storage delle informazioni e dei dati personali.

Questo approccio ha notevoli vantaggi: dalla riduzione delle memorie, alla velocizzazione dei backup, alla riduzione dei costi, etc. Il principio indicato dal GDPR ha un risvolto positivo anche nel nostro lavoro, con l'obiettivo di mantenere solo i dati che effettivamente sono utili al trattamento che eseguiamo per ciascun cliente e/o attività.

Uno scenario complesso è quello inerente al data breach (violazione dei dati personali), molto meno raro di quello che si possa pensare, dove oltre alla segnalazione alle autorità competenti è necessario circoscrivere il problema e se la quantità di memorie, storage è molto ampia, rende più complesso ed articolato le attività.

Tra l'altro se la minimizzazione non è attuata è necessario dover comunicare la violazione subita ad un più numeroso elenco di interessati, rispetto alla situazione conforme. In caso di minimizzazione dei dati è sicuramente più agevole questo adempimento e si avranno meno ripercussioni in tutti gli ambiti legati alla violazione dei dati.

Riduzione dei costi e consumi energetici

Non tutti sono consci che la custodia dei dati porta ad un aumento dei costi dovuto sia allo stoccaggio che al consumo energetico di server, cloud, database, etc. Quindi ha anche un risvolto ecologico attuando un processo di minimizzazione dei dati!

Non è raro trovare contratti di storage pay per use, che permettono un costo a consumo, rispetto a tariffe flat. Se ci si ragiona, in alcuni casi può essere anche più conveniente e soprattutto scalabile nel medio-lungo periodo, rispetto a soluzioni che sono fisse e che nel tempo potrebbero avere costi di gestione più alti, con una fruibilità inferiore di una parte dello storage.

Una azienda di qualunque dimensione ha come obiettivo la riduzione dei costi e con l'aumento dei processi di digitalizzazione, del cloud, etc., è fondamentale una corretta valutazione su come ottimizzare le risorse di memorizzazione. I costi di un backup sono direttamente proporzionali alla quantità di informazione da salvare e non ci si riferisce al caso semplice di un paio di hard disk, ma a soluzioni ben più strutturate di aziende che necessitano di decine o centinaia di Terabyte da salvare.

La scelta della soluzione più adatta di storage e backup non è un aspetto da sottovalutare ed un consulente professionista potrà certamente aiutare ogni azienda.

Minimizzare significa velocizzare

La digitalizzazione ha semplificato molte attività e le ha rese più smart, ma allo stesso tempo ha velocizzato processi che prima richiedevano più tempo.

Ridurre il tempo di un backup, di una migrazione dei dati o di qualsiasi altra attività di consultazione oggi è un requisito imprescindibile. Questo è un altro grande motivo (oltre alla riduzione dei costi) per cui ciascuno deve avere come obiettivo la minimizzazione dei dati.

Negli studi di ingegneria, già molti anni fa si parlava dell'importanza di ridurre le dimensioni dei software e database, che oggi sono sempre più utilizzati in ogni ambito personale e lavorativo.

Un progettista informatico ha l'obiettivo di pianificare e strutturare un software seguendo questo imprescindibile requisito, che permette una migliore fruizione dei contenuti dagli utenti, specie se sono online, visto che un dato di dimensione più compatta richiede una minore larghezza di banda ed allo stesso tempo raprresenta una soluzione più adatta per tutti i dispositivi, in particolare su quelli mobili.

Per questo motivo se un professionista richiede uno studio di fattibilità prima di realizzare un software è un corretto approccio per una puntuale valutazione di tutti gli aspetti progettuali e strutturali.

Avevi mai pensato a tutti questi vantaggi che potresti avere con una corretta minimizzazione dei dati? Oltre a rispettare uno dei principi del GDPR, avrai dei benefici in molti ambiti, anche economici! Se vuoi avere un supporto tecnico di un professionista in merito e trovare la migliore soluzione al tuo caso, contattaci per una consulenza!

Condividi sui social se pensi che questo articolo sia utile!

Aggiungi Studio Tarantelli al tuo feed di Google News.

25-06-2024

Autore: Mirko Tarantelli - Ingegnere delle telecomunicazioni, consulente informatico e SEO - Data Scientist

© Tutti i diritti sono riservati. È vietato qualsiasi utilizzo, totale o parziale dei contenuti qui pubblicati.