La digitalizzazione dei processi aziendali

La digitalizzazione dei processi viene spesso confusa con la memorizzazione dei files in formato digitale, una pratica ormai consolidata in tutte le aziende che ha l’obiettivo di ridurre la stampa ed i costi ad essi associati. Vediamo invece cosa è!

Digitalizzare i processi aziendali è una attività complessa che richiede una attenta ed aggiornata conoscenza delle tecnologie e dello stato dell’arte che necessita di un approccio con diverse fasi operative, volte all’esecuzione di protocolli realizzati su misura.

Molti pensano di poter applicare tale processo con un unico modus-operandi per tutte le imprese! Purtroppo non è così ed il problema nasce dalla diversità di ciascuna azienda e dalla necessità di strutturare processi basati sull’analisi di ogni realtà al fine di ottimizzarne il risultato. Le imprese più strutturate hanno nel proprio organico un IT Manager che tra i propri compiti ha probabilmente anche quello di digitalizzare la propria azienda, ma per le PMI italiane che spesso non hanno competenze interne può essere molto complesso assolvere a questo compito se non si rivolgono a professionisti esterni.

Negli ultimi anni l’Europa ha fornito alle imprese italiane dei voucher per la digitalizzazione, un utilissimo strumento per finanziare questi processi, ma in alcune regioni a causa delle numerose richieste i fondi sono terminati rapidamente.

Come iniziare il processo

Un processo così complesso ed articolato potrebbe ad esempio essere approcciato similmente a quello della Pubblica Amministrazione, che da alcuni anni redige il Piano Triennale per la Transizione al Digitale. Vista l’esperienza che lo scrivente ha acquisito negli ultimi anni nella consulenza informatica per la transizione al digitale di alcune PA, si potrebbe ipotizzare di replicare il medesimo modello anche per le imprese, al fine di strutturare un documento come Linea Guida con l’obiettivo di pianificare la digitalizzazione in un intervallo di tempo pari ad un triennio.

Fissare i vari obiettivi sulla base delle esigenze e delle criticità rilevate utilizzando un attenta analisi iniziale, non solo offre uno stato di fatto da cui partire, ma permette di pianificare gli step operativi con i relativi Target programmando un budget dedicato nel tempo ed utilizzando le migliori risorse lavorative in quel frangente.

Come iniziare il tutto? Il primo processo verso la digitalizzazione è quello dell’analisi, che come una fotografia permette di fissare le problematiche esistenti. Più è precisa ed accurata l’analisi, tanto più sarà migliore l’approccio iniziale.

Quali sono gli obiettivi

Gli obiettivi da porsi sono molteplici, ma possono essere racchiusi in due principi cardine:

1. Miglioramento delle attività lavorative;
2. Ottimizzazione dei prodotti e servizi offerti al cliente;

Quando un’azienda decide di eseguire una trasformazione verso il digitale, riesce a sfruttare meglio le risorse e le prestazioni complessive migrando le proprie attività verso un cambiamento significativo e visibile. In alcuni casi si pone l’obiettivo iniziale di mantenere un output immutato nel primo periodo, ma si denota subito dopo l'attuazione dei primi processi che il miglioramento dei flussi di lavoro si riflette positivamente anche sulla produttività, che si traduce in migliori qualità del lavoro e quindi in una migliore efficienza ed esperienza per il cliente.

Un altro passo importante è quello di cercare di automatizzare quanto più possibile i flussi di lavoro, che possono permettere ai dipendenti di concentrarsi su altri compiti più cruciali.

La digitalizzazione è un processo che deve coinvolgere tutta l’Azienda con l’intero team concentrato ad offrire continui feedback per migliorare ogni attività. Solo così si può raggiungere completamente una rivoluzione tecnologica e se si notano dei lavoratori che non sono pronti al passaggio, occorre sostenerli, formarli ed accompagnarli insieme al resto del gruppo.

Non si può pensare di migrare da un ambiente di lavoro tradizionale ad uno digitale tutto in una volta. Occorre dapprima dividere i processi in gruppi di priorità e digitalizzarli in sequenza con una tempistica congrua affinché il team capisca il cambiamento e possa utilizzarlo quotidianamente.

Approcciare un passaggio per singolo reparto o per squadra è errato, dovrebbe essere più sistematico e basato sulle singole attività. Nell’analisi iniziale sarà stata certamente eseguita l’identificazione dei flussi di lavoro dove saranno state evidenziate quelle attività che si possono digitalizzare inizialmente, per poi procedere man mano fino all’ultima. Ecco perché è importante eseguire una corretta pianificazione e si è richiamato il piano Triennale utilizzato per le PA, dove ci sono target, obiettivi, step, etc.

Quali sono i processi aziendali da digitalizzare

A parte la scansione della documentazione che tutte le aziende ormai adottano, è importante analizzare i risultati dell’analisi sopra indicata e tra questi risulterà sicuramente la conservazione digitale, la connettività, il cloud, l’opportunità dell’utilizzo dei dati, l’ottimizzazione ed automatizzazione dei processi aziendali già operativi, la scelta di alcuni software organizzativi e gestionali, le attività volte al miglioramento o la creazione di una interfaccia digitale tra gli utenti e l’impresa o con i fornitori, etc.

L’utilizzo dei dati rappresenta una tappa importante per l’ottimizzazione dei processi che permetterà a tutte le aziende di poter avere dei grandi margini economici e lavorativi. Coloro che non sfrutteranno i dati, risulteranno certamente indietro rispetto alla concorrenza!

L’analisi dei dataset è in continua crescita e potrebbe risultare utile una integrazione e/o comparazione tra quelli pubblicati online che estrapolati da ciascuna azienda. L’obiettivo è avere conoscenza per massimizzare processi e business.

La digitalizzazione può ridurre i costi? Certamente, ne abbiamo già parlato in questo articolo dove si parla proprio di come ridurre i costi aziendali!

L’importanza della sicurezza informatica

La digitalizzazione porta con se l’aumento dei dati memorizzati su server, cloud, dischi di memoria locali e di rete aziendali e risulta fondamentale adottare procedure di sicurezza informatica che tra l’altro rientrano nei processi di transizione al digitale. E’ bene ricordare che la sicurezza informatica non è un optional, ma un processo!

Il personale dell’impresa deve essere consapevole degli strumenti che utilizza quotidianamente e conscio delle possibili vulnerabilità, dei comportamenti errati e delle procedure da seguire durante la normale attività lavorativa. Infine è bene istruirli su cosa fare in caso di un possibile attacco.

La consapevolezza di adottare corrette procedure di sicurezza informatica non solo riduce drasticamente i casi di attacchi, ma valorizza ancor di più i processi di digitalizzazione.

Le aziende che promuovono la formazione ai propri dipendenti non solo rendono più sicure le procedure, ma ottimizzano i propri processi lavorativi.

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03-04-2023

Autore: Mirko Tarantelli - Ingegnere delle Telecomunicazioni, consulente informatico e SEO - Data Scientist

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