Come ridurre i costi aziendali con la tecnologia

Ogni azienda è sempre molto attenta all’aumento della marginalità e spesso si confonde il concetto di riduzione dei costi aziendali con il taglio.

Ridurre i costi di una azienda è sempre l’obiettivo a cui tendere rispetto al taglio che tradizionalmente viene utilizzato per la riduzione di personale o porta con se il rischio di una minore qualità del prodotto o servizio offerto. Al contrario la riduzione delle spese porta ad un aumento della marginalità e competitività specialmente se si valorizza la qualità.

L'argomento ha mille sfaccettature ed in questo articolo non si vogliono affrontare argomenti propri dell’economia, marketing, etc., ma solo suggerire alcuni tra i settori dove poter agire e l’importanza di avere un consulente che ha un "occhio professionale" verso aspetti spesso non considerati perché sottovalutati.

Un caso risolto con il dimezzamento dei costi energetici

La riduzione dei costi energetici è purtroppo un argomento ancora molto attuale considerando che l’incremento dei costi delle bollette di gas e luce hanno ridotto notevolmente le marginalità di tantissime imprese e tante di queste purtroppo hanno chiuso i battenti.

Diversi anni fa sono stato contattato da una azienda che desiderava ridurre i costi energetici che in partenza erano pari a 60.000 euro al mese. All’epoca il fotovoltaico era agli albori, al contrario di oggi dove molte aziende dispongono già di impianti di energia rinnovabile che permettono di ridurne i costi. La richiesta del cliente era quella di agire sui consumi senza utilizzare fonti rinnovabili.

Dopo aver eseguito una analisi completa ed attenta dell’azienda, l’idea è stata quella di utilizzare un sistema progettato su misura che gli permettesse di ridurre i costi elettrici mediante l’ausilio di appositi sensori, controllori, sistemi e soluzioni a basso consumo, etc. e distribuirlo su tutta la sede.

Alla fine del lavoro si è avuto il risultato di portare la bolletta a 30.000 euro mensili (la metà) con un investimento di 80.000 euro. Praticamente l’azienda al terzo mese dopo l’attuazione del sistema ha ammortizzato i costi dell’investimento ed ha raggiunto il suo obiettivo di riduzione delle spese energetiche.

Oggi per certi versi è più facile ridurre i costi grazie all’ausilio delle fonti rinnovabili, ma questi potrebbero essere ulteriormente ottimizzati se si riducessero anche alcuni consumi e non solo.

La digitalizzazione può ridurre i costi?

La risposta a questa domanda è sicuramente si! Oggi molte aziende hanno ridotto (se non eliminato) stampe, invio di comunicazioni cartacee, etc. La digitalizzazione è un processo che richiede una valutazione sui vari ambiti di ciascuna impresa, una verifica ed analisi delle attività espletate, della tipologia e quantità di dati utilizzati, della connessione disponibile, etc.

Una corretta valutazione di tutti i fattori che emergono da uno scrupoloso studio di fattibilità possono portare ad una riduzione di costi ed all’aumento di produttività che anch’essa è legata ad una maggiore redditività, visto che se un servizio e/o un prodotto viene realizzato in minor tempo, questo ha presumibilmente un costo inferiore.

La digitalizzazione richiede però competenza e non basta essere "smanettoni"! Inoltre grazie ai fondi del PNRR, a bandi regionali, italiani ed europei è possibile accedere a finanziamenti agevolati, a fondo perduto, etc. e quindi ridurre e/o eliminare il costo per attuare tale innovazione.

In questo sito web abbiamo già parlato dei vantaggi della digitalizzazione legati al mondo internet e siti web, e-commerce e sull’importanza di avere una vetrina online che amplia il pubblico ed i clienti, ma non solo! Abbiamo affrontato anche le agevolazioni economiche derivanti dal credito d’imposta della Transizione 4.0.

Nella digitalizzazione rientrano anche l’ausilio di soluzioni di videoconferenza, che con l’avvento del Covid-19 ha portato molte aziende a riunioni virtuali in luogo di quelle in presenza. Ridurre gli spostamenti non solo permette di azzerare sia il tempo che i costi per raggiungere un luogo, ma riduce anche l’inquinamento dovuto al mezzo di locomozione utilizzato al trasferimento. Quindi ne beneficia anche il Pianeta.

Anche il telelavoro di cui abbiamo già parlato in altri articoli può essere una fonte di riduzione di spese che a seconda dei settori può essere incrementato qualora si scegliesse una sede di dimensioni inferiori che ha un costo minore di mantenimento, etc.

Tutti questi aspetti ovviamente sono da approfondire caso per caso e per ogni azienda.

Perché sono utili i Big Data

I dati sono una fonte inesauribile di conoscenza e saperne dare una corretta valutazione permette di avere un markup economico di non poco conto.

Molte aziende stanno approcciando verso l’analisi dei dati ed a processi propri della Data Science e grazie ai Big Data stanno semplificando il lavoro decisionale, riducendo sprechi, valorizzando settori rispetto ad altri, modificando le strategie di marketing grazie a processi legati al Machine Learning, etc.

Una corretta analisi volta alla riduzione dei costi non può prescindere dalla valutazione ed utilizzo di tecniche legate ai Big Data ed un Data Scientist è certamente il professionista che ha le competenze utili ad ottimizzare questi processi.

E se l'azienda non ha mai fatto uso dei dati? Ci penserà il professionista a reperirli, organizzarli, analizzarli ed attuarli!

L’importanza della formazione

Le risorse indispensabili in ogni azienda sono le persone che ci lavorano e risultano fondamentali all’imprenditore per produrre profitto. L’obiettivo è quello di rendere una impresa quanto più longeva possibile e tramandarla alle generazioni future. E’ noto che le aziende che non si innovano a livello tecnologico sono destinate a chiudere.

Anche le attività più tradizionaliste e storiche come gli artigiani hanno avuto la necessità di aggiornarsi. Un esempio? Una volta lo scalpellino aveva bisogno solo di pochi attrezzi, ora invece si trovano laboratori tecnologici composti anche da macchine a controllo numerico, PLC, etc.

Non basta dire al proprio collaboratore non stampare, non consumare, non fare questo o quello per ridurre i costi aziendali, ma è necessario formarlo e permettergli di "metterci del suo" nel lavoro che svolge, in maniera da poter ottimizzare la sua postazione di lavoro e/o le attività che svolge quotidianamente.

Eseguire una continua formazione del personale sulle tecnologie, sugli ambiti aziendali e renderli partecipi della vita di una impresa sono solo alcune delle chiavi vincenti che sviluppano una "forma mentis" imprenditoriale nel collaboratore e gli permettono di ridurre seppur sensibilmente (ma costantemente) i costi e concorrere all’obiettivo di aumentare la marginalità.

Perché occorre un professionista

Come già sopra indicato gli ambiti di applicazione sono molteplici per ridurre i costi di una azienda e la progettazione su misura necessita di audit e consulenze volte al reperimento di tutte le informazioni utili all’analisi iniziale.

Una volta acquisiti tutti i dati è necessario eseguire uno studio di fattibilità con un piano operativo delle attività da espletare con il reperimento di tutti i soggetti necessari all’attuazione e porre in essere le azioni volte all’obiettivo.

Quali sono gli step lavorativi?

1. Consulenza iniziale volta al reperimento dei fabbisogni e degli obiettivi da raggiungere;
2. Studio di fattibilità realizzato con audit in azienda, dove il consulente ha l’obiettivo di conoscere tutte le fasi operative, i costi, i dati, verificare gli impianti e le infrastrutture informatiche in essere, etc.
3. Analisi dei dati con tecniche di Data Mining ed eventualmente sviluppare un modello predittivo con Machine Learning;
4. Relazione che delinea le fasi, i tempi di attuazione ed i processi da porre in atto;
5. Esecuzione del piano operativo descritto nella relazione;
6. Formazione del personale;
7. Verifica trimestrale dopo aver eseguito le attività;
8. Eventuali migliorie da attuare;
9. Controllo periodico al fine di mantenere aggiornate le soluzioni adottate.

Molti ci chiedono se le valutazioni possono essere eseguite in maniera standardizzata e/o con software. Secondo il punto di vista dello scrivente no, perché è necessario che sia un professionista del settore tecnologico a valutare tutti gli aspetti di un processo produttivo, che con un occhio critico ed esperto può considerare dove è possibile agire per raggiungere l’obiettivo della riduzione dei costi aziendali.

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01-09-2022

Autore: Mirko Tarantelli - consulente informatico e SEO - Data Scientist

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