Perché utilizzare il cloud nello smart working

Il coronavirus ha portato molte aziende e professionisti a lavorare in smart working e poiché l’Italia non è mai stata una nazione votata a questa modalità, i problemi tecnici sono stati molteplici per chi ha deciso di lavorare online in telelavoro e non era dotato di un cloud.

E’ vero che oggi molte procedure sono svolte online direttamente su siti web, rendendo in questo caso molto semplice per i lavoratori interfacciarsi con queste piattaforme.

Il problema più grande nello smart working è stato quello della condivisione ed utilizzo dei dati presenti nei computer aziendali, ancora troppo spesso inseriti in server locali o remoti collegati con VPN.

Molti per sopperire a questo problema e procedere al telelavoro, hanno portato dall'ufficio memorie USB, hard disk locali, etc, non prestando attenzione alla pericolosità che si corre nella perdita e furto dei dati, dovuti sia alla potenziale perdita o furto dei supporti di memoria che alle intrusioni, virus, etc.

Lo scrivente in tanti anni ha realizzato decine di soluzioni in cloud ed in questo periodo del coronavirus a maggior ragione ha consigliato ai propri clienti che hanno deciso di optare per lo smart working di utilizzare soluzioni online per risolvere tutte quelle vulnerabilità e massimizzare la sicurezza per rendere più efficiente il lavoro e la gestione dei files aziendali.

In questo articolo sono indicati gli aspetti principali con i vantaggi e gli svantaggi di dotarsi di una infrastruttura basata su cloud.

I vantaggi di utilizzare il cloud

Ogni professionista o dipendente dispone di diversi dispositivi informatici per il proprio lavoro, come computer desktop, tablet e smartphone e spesso nasce l’esigenza di condividere i files tra di loro per inviare mail, consultazione, etc.

La comodità di avere questi files anche fuori dall’ufficio, rende il cloud la soluzione più flessibile e sicura per avere sempre a disposizione quanto necessario e grazie all’aumento della connettività mobile si ha la massima fruizione di questa tecnologia.

Un altro vantaggio è quello di avere i files aggiornati ed al sicuro dalla perdita dei dati dovuta a rotture meccaniche di hard disk o memorie USB, che seppur rare, sono suscettibili a questi rischi.

Anche i backup potrebbero essere superflui, visto che le piattaforme cloud hanno delle ridondanze che eseguono in automatico e costantemente un salvataggio dei dati.

I files situati nella "nuvola" sono crittografati e quindi resi intellegibili a terzi ed i protocolli di sicurezza sono costantemente aggiornati e monitorati dai service provider.

Inoltre quando si cambia ad esempio un PC basta solamente risincronizzare i files ed il gioco è fatto.

Anche il GDPR, il famoso Regolamento Europeo UE 2016/679 delinea le caratteristiche operative per fruire in sicurezza di una soluzione in cloud e promuove tale soluzione se adoperata in sicurezza e secondo certi criteri.

Un’altra flessibilità offerta da questa piattaforma è quella di poter condividere facilmente le cartelle ed i files con i colleghi, in maniera semplice e rapida, senza dover necessariamente avere PC in rete locale o essere presenti nella stessa sede.

Svantaggi del cloud

Il più grande svantaggio del cloud è il famoso "digital divide", ovvero la carenza infrastrutturale della rete di connessione in Italia, dove si alternano città e/o zone con copertura capillare della fibra ottica FTTC o FTTH, ad altre con scarsa connettività da 7Mbps o inferiore nelle zone montane o dislocate fuori da centri abitati.

Purtroppo senza una connessione performante è complesso usufruire dei files online, anche se è possibile utilizzarli dopo che siano stati caricati la prima volta.

Infatti il grande lavoro del caricamento va eseguito la prima volta che si utilizza una piattaforma in cloud e quando si è a casa in smart working anche con una linea ADSL da 20Mbps è facile utilizzare i files, visto che spesso si parla di documenti e quindi di file word, PDF o similari ed i più "pesanti" sono i CAD o grafici che comunque in poche decine di secondi vengono aggiornati senza problemi.

Quindi se la propria sede aziendale ha una connettività a banda larga, sicuramente non si hanno problemi successivi, visto che i files saranno già online quando verranno utilizzati da casa o in mobile.

Una soluzione spesso adottata in zone di difficile copertura con rete fisica è quella erogata da operatori wireless o satellitari o con connessione mobile, che spesso è stata valorizzata proprio perché la prima risultava carente, risolvendo un grande problema infrastrutturale.

La sicurezza dei dati online

Molte persone sono ancora diffidenti sull'uso di soluzioni in cloud per la conservazione dei dati, perché temono per eventuali attacchi e furto di dati, specialmente quando ci sono dati molto sensibili, strategie aziendali o brevetti, etc.

Partendo dal presupposto che i dati online su cloud hanno dei protocolli di sicurezza sempre aggiornati ed in costante monitoraggio rispetto a quelli che abbiamo in una sede fisica magari in un NAS condiviso o su diversi hard disk locali, che al contrario sono privi di sistemi di sicurezza e monitoraggio, specialmente per questi ultimi che sono più soggetti ad attacchi.

I NAS di ultima generazione sono sempre più affidabili ed offrono possibilità di connessione da remoto, ma ovviamente sono limitati rispetto alle piattaforme in cloud, considerando che in questo caso si richiede necessariamente nella sede in questione di una connettività in fibra ottica per poter avere un upload rapidodei dati. Anche la sicurezza dei NAS può essere aumentata con sistemi di crittografia e di ridondanza locale, ma comunque è inefficiente contro le calamità, dove la portabilità dei dati è inesistente se non si prevede una sede diversa dove poter allineare costantemente i files.

Al contrario i sistemi in cloud sicuramente più performanti sotto il profilo funzionale, sono sempre aggiornati, dispongono di business continuity ovvero di continuità operativa in caso di problemi elettrici, incidenti, incendi, etc., hanno ridondanza nel salvataggio dei files e sicuri perché crittografati.

L’accesso a questi files da parte dei server provider è considerevolmente limitata e gestita secondo rigidi protocolli predeterminati, dove è altamente limitato il rischio, considerando che i dati sono comunque crittografati.

Ogni files è inserito all’interno di un account personale con credenziali private e quindi anche nella propria azienda non si può accedere a questi dati senza averne diritto. Qualora ci fosse una condivisione dei files tra più persone e/o colleghi, solo coloro che hanno accesso a quegli account possono visionare e modificare i files.

Inoltre è possibile creare delle limitazioni nell’operatività, come ad esempio solo lettura, stampa, download, etc.

Tutti gli accessi ai singoli account vengono memorizzati in appositi files log, che permettono di risalire all’ora esatta di accesso, quindi in caso di colleghi che sono entrati in cartelle condivise, si riesce a risalire non solo a chi è entrato, ma anche al suo indirizzo IP e tante altre informazioni, come modifiche fatte ed eventuali revisioni precedenti.

Quindi è fondamentale avere sempre cura delle credenziali di accesso e magari utilizzare una soluzione di autenticazione a due fattori (specialmente con un SMS) per impedire a chiunque un possibile accesso ai propri dati.

Così facendo è impossibile per chiunque poter entrare nel proprio account.

Per quanto concerne la sicurezza esterna, i service provider hanno delle responsabilità sia nel trattamento dei dati che nella loro inviolabilità e costantemente aggiornano i propri sistemi di sicurezza logica e fisica.

Quale piattaforma scegliere

Esistono molteplici soluzioni ed innanzitutto occorre decidere se si desidera un cloud backup o storage, che risultano differenti per diversi aspetti a partire dalla funzionalità, dimensione, scalabilità, numero di utenti, sicurezza scelta, optional, etc.

Il passo successovo è quello di dimensionare correttamente i files attualmente utilizzati per poi aumentare anche mensilmente la capienza del proprio archivio online. I piani delle piattaforme cloud sono altamente personalizzabili e basati su canoni mensili, in maniera da avere un costo personalizzato alle effettive esigenze.

Come identificato anche dal GDPR è necessario avere i server situati in Europa e quindi una attenta valutazione anche di questo aspetto è importante per rispettare il Regolamento Europeo della Privacy.

I costi delle piattaforme sono spesso differenti, perchè basati su diversi criteri, ma fondamentalmente con il passare del tempo sono nettamente più bassi e vantaggiosi.

Una valutazione cruciale che incide sicuramente anche sui costi è la tipologia di infrastruttura da progettare, perché anche se un cloud è un server virtualizzato può essere dotato di una opportuna RAM o CPU al fine di rendere più performante il proprio archivio online, oppure predisporre firewall dedicati o connettività flat o a consumo, etc.

Molte aziende scelgono di utilizzare anche soluzioni pay per use, ovvero pagare per l’effettivo uso e quindi basato sul consumo di risorse.

Il consiglio è di rivolgersi ad un consulente informatico come lo Studio Tarantelli, che possa identificare una soluzione in cloud per lo smart working personalizzata e che sia adatta al singolo uso.

Per maggiori informazioni è possibile compilare il seguente form.

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25-05-2020

Autore: Mirko Tarantelli - consulente informatico e SEO - Data Scientist

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